Soprattutto in un’azienda di medie o grandi dimensioni, la gestione degli orari di lavoro e della turnistica può risultare molto complessa e comportare facilmente errori e imprecisioni.
Pianificare la turnazione di un numero elevato di dipendenti utilizzando gli strumenti tradizionali di un ufficio, quali possono essere i fogli di calcolo, è un sistema complesso e dispersivo, che rende difficile mantenere un controllo costante.
Dalla creazione e aggiornamento delle anagrafiche dei dipendenti, alla programmazione di orari di lavoro, turni, ferie e permessi, periodi di trasferta, viaggi e altro, la necessità è quella di disporre di uno strumento affidabile, che consenta di avere una visione ampia e totale.
Oggi, grazie alla diffusione delle piattaforme che lavorano in cloud, è possibile pianificare orari, turni e presenze con software di gestione turni dipendenti interattivi, versatili e personalizzabili.
Si può dire che la digitalizzazione dei documenti rappresenti un’importante innovazione per le aziende, sia per snellire il lavoro che per tutelare l’ambiente riducendo la necessità della stampa.
Ricorrere ad un software gestionale in cloud progettato per l’amministrazione del personale rende finalmente snella la gestione delle incombenze HR. Sul mercato ci sono varie soluzioni HR, ma solo poche tra di loro contengono una completa integrazione con tutti i CCNL e le varie causali di assenza. Attenzionare la presenza di questa componente è fondamentale perché riduce di gran lunga il rischio di errori nelle busta paga.
Pianificare e gestire i turni con efficienza e precisione
Sia nelle aziende che seguono un ciclo di lavoro ininterrotto, con turni distribuiti nelle 24 ore e in tutti i sette giorni della settimana, sia per gli orari tradizionali, la gestione precisa delle presenze è determinante per favorire l’efficienza e la produttività.
In particolare, in caso di turnazioni continue e senza interruzioni, con un software gestionale apposito è possibile effettuare una corretta e precisa ripartizione degli orari, evitando sovrapposizioni, imprecisioni e anomalie.
La turnazione sulle 24 ore è complessa, poiché deve tenere conto delle esigenze dei dipendenti e offrire loro una distribuzione equa e stabilita per garantire sia il loro benessere, sia l’ottimizzazione del lavoro.
Con poche e rapide operazioni, è possibile mantenere la totale copertura dei turni e la perfetta organizzazione del lavoro, riducendo gli sprechi e prendendosi cura di quelle che sono le necessità e le aspettative di ogni dipendente.
Controllo e interazione anche da parte dei lavoratori
Utilizzare un software gestionale per la turnistica, oltre ad essere la soluzione migliore per l’azienda, è una scelta eccellente perfino per i dipendenti stessi, che possono avere sotto controllo una serie di informazioni utili.
Oltre a conoscere sempre in anticipo gli orari di lavoro e visualizzare la bacheca dei turni in qualsiasi momento, possono chiedere direttamente eventuali cambi di orario e comunicare con l’azienda per qualsiasi problema o altre eventualità.
Inoltre, i responsabili hanno il controllo immediato e totale degli orari di lavoro, anche in diverse sedi contemporaneamente, sempre con rigoroso rispetto nei confronti del CCNL di riferimento e delle preventivazioni dei costi.
In questo modo, non è necessario inviare continue email o messaggi per comunicare cambiamenti di orari o inoltrare richieste: il software HR per la gestione degli orari è sempre a disposizione e permette di interagire in ogni momento tramite app mobile.
Le funzioni indispensabili per una piattaforma HR efficiente
Un software gestionale che consenta di pianificare i turni di lavoro dei dipendenti deve avere una serie di funzionalità per automatizzare al massimo le procedure e controllare in tempo reale la situazione di orari, permessi, ferie e altro.
Un riguardo particolare merita inoltre il contesto delle trasferte e dei viaggi di lavoro, che spesso comporta il rischio di errori nel calcolo degli stipendi, mentre con una piattaforma dedicata può essere gestito in remoto e con facilità.
La possibilità di interagire da parte dei dipendenti è fondamentale soprattutto per i lavoratori fuori sede, che possono inviare note spese, scontrini, fatture e altri documenti importanti per elaborare correttamente la retribuzione.
Organizzare in tempo utile i turni e gli orari
Per legge, gli orari di lavoro devono essere comunicati ai dipendenti in anticipo: grazie al gestionale HR, non si corre più il rischio di avvisare i lavoratori troppo tardi né di dimenticarsi né di sovrapporre i turni o sbagliare.
Controllo costante di ferie e permessi
Con il gestionale per la turnistica dei lavoratori è possibile elaborare e condividere in anticipo il piano ferie e controllare la situazione in ogni momento, grazie alla funzione di calcolo automatico delle ferie e dei permessi.
Creare report aggiornati
Un’altra funzione estremamente utile per un software HR è quella di poter analizzare i dati e creare report e tabelle, individuando e correggendo errori e imprecisioni e facilitando ulteriormente la pianificazione degli orari.
Interazione con tutti i dispositivi mobili
Scegliere un sistema in cloud per gestire il personale e programmare orari e turni è un’ottima soluzione anche per la possibilità di operare in qualsiasi momento da dispositivo mobile, utile soprattutto per comunicare e interagire con gli operatori in trasferta.
Possibilità di comunicare da parte dei dipendenti
È fondamentale che una piattaforma per l’amministrazione del personale e la pianificazione degli orari di lavoro permetta ai dipendenti di inviare messaggi, richieste e comunicazioni e di sottoporre note spese e documenti durante i viaggi.