Il 2020 ci ha insegnato che il giorno della laurea può essere memorabile anche se vissuto in streaming, che si può apprendere comodamente da casa con un PC e che eventi di gruppo possono essere trasformati in eventi streaming. In questo articolo si esaminano diverse tipologie di eventi digitali e convention virtuali, il relativo budget e le modalità di promozione. Lo stesso think tank di Google ha dedicato un interessante approfondimento, in lingua inglese, su come ripensare gli eventi in presenza a seguito della pandemia
Tipi di eventi digitali
La categoria degli “Eventi virtuali” include le conferenze digitali, gli eventi trasmessi in diretta social o preregistrati, lezioni e corsi on-line. Questi eventi, in alcuni casi sono pensati fin dal principio con la modalità digitale in altri casi derivano dalla trasformazione di eventi reali.
Conferenze virtuali
Le conferenze virtuali vengono organizzate per promuovere il lancio di nuovi macchinari e servizi, oppure per l’uscita di servizi e prodotti, possono essere attivate anche per reperire contatti e diffondere informazioni.
Le conferenze, spesso, utilizzate per diffondere informazioni e nuovi contenuti, sono utili anche per fornire degli aggiornamenti e degli approfondimenti.
È un valido strumento di condivisione, divulgazione e promozione: se si pensa al settore industriale, che va a compensare l’impossibilità di partecipare a fiere di settore. Al proposito si veda questo articolo dedicato al marketing video per la presentazione di impresa
Eventi live-streaming e Eventi preregistrati
La partecipazione all’evento virtuale può avvenire attraverso una diretta live, grazie a videoregistrazioni fruibili in concomitanza ad altri eventi coordinati o visibili liberamente. Le piattaforme attraverso cui è possibile partecipare a questo tipo di evento richiedono a volte un pagamento, altre volte sono gratuite e in altri casi richiedono solo una registrazione.
L’onerosità e la gratuità dell’accesso ai contenuti è spesso determinata dalla tipologia di evento; infatti spesso i concerti, gli eventi sportivi, le performance artistiche richiedono un contributo di partecipazione e sono fruibili unicamente durante l’evento mentre altri contenuti di impronta commerciale o tecnica o promozionale sono accessibili gratuitamente in qualunque momento.
In seguito al decisione di organizzare un evento on-line si devono prendere altre decisioni in merito a:
- location
- tempi e termini di accesso al contenuto
- piattaforma per la visione del video
- interazione tra i partecipanti
Eventi virtuali in diretta streaming
Nella pianificazione di un evento in diretta streaming è fondamentale prevedere dei momenti e spazi di socializzazione tra gli spettatori, esattamente come avviene in un evento dal vivo.
Gli eventi in diretta hanno maggiori rischi tecnici, per questo si devono effettuare tutti i controlli e si dove prevedere la sostituzione con un contributo di back-up.
Eventi virtuali pre-registrati
Le risorse e il pubblico determinano il dispendio necessario, che in alcuni casi potrebbe risultare eccessivamente elevato. Per questo motivo i video pre registrati sono consigliati in alcuni casi, anche perchè consento una fruizione più ampia e libera da vincoli temporali.
Requisiti audiovisivi per eventi digitali
La preparazione tecnica dei contenuti audiovisivi richiedo requisiti minimi di qualità audio e video. I rischi aumentano se si coinvolgono relatori da remoto.
Per ridurli è necessario verificare la qualità della connessione, del microfono, della webcam e il set-up delle luci. L’illuminazione a 3 punti è altamente consigliata.
Best practice per eventi digitali
La creazione di eventi digitali necessita di alcune considerazioni preliminari, tra cui il fatto che lo spettatore utilizza parte del proprio tempo libero o lavorativo per partecipare all’evento. Lo spettatore è portato a decidere di partecipare all’evento in base ai potenziali vantaggi e alle personali aspettative. Per decidere di aderire all’evento, l’utente ha bisogno di una serie di informazioni che vanno dalla tipologia di evento, in streaming o on-demand, alla possibilità di formulare domande o di interagire con gli altri spettatori e in ultimo la possibilità di ottenere materiale informativo aggiuntivo.
Le interazioni avvengono grazie alla presentazione di sondaggi, durante e dopo l’evento, o anche prevedendo momenti di scambio di domande e risposte e di interazione tra i partecipanti.
Ph: mika-baumeister–unsplash