Un evento aziendale deve essere organizzato nel migliore dei modi, facendo attenzione ad una serie di fattori rilevanti e fondamentali. Negli anni questo tipo di organizzazione è cambiata, ci si avvale di professionisti del settore e si da importanza alla comunicazione visiva e verbale.
Che sia per il lancio di un prodotto o per una nuova versione dell’azienda, i particolari potranno accompagnare la realtà al successo tra fidelizzazione e nuovi clienti in arrivo.
Vediamo insieme quali sono tutti i fattori da considerare per un evento aziendale volto al successo.
Quali sono i fattori da considerare per un evento aziendale di successo?
Preparare un evento aziendale non significa solo mandare qualche invito, prenotare un catering e allestire una sala per l’occasione: se si vuole arrivare al successo si devono considerare non pochi fattori.
Il primo step consiste nell’individuazione dell’obiettivo, tenendo presenza che l’evento è un mezzo e mai il fine. Qual è lo scopo di questo incontro e perché così tanta gente dovrebbe partecipare?
I motivi sono sempre tanti, dal lancio del prodotto – ad una formazione – sino all’incontro tra clienti storici e potenziali per festeggiare un traguardo importante. Da quell’evento si svilupperanno delle decisioni successive, per questo motivo il contenuto dell’evento determinerà i passi successivi connessi.
- Strategie di impatto
Si studia la strategia e si concretizza, dopo aver valutato i pro e contro. Se si tratta di un lancio prodotto o il raggiungimento di un traguardo i clienti vorranno saperne di più. I responsabili dell’evento dovranno predisporre delle documentazioni e una bag con alcuni omaggi: bisogna ricordare che la vera differenza la fanno deplian esplicativi o brochure avvalendosi della stampa digitale per ottenere il vero successo, così che il cliente o potenziale tale possa portarseli via e guardarli ogni volta che desidera. Non solo cartaceo, perché questo tipo di documentazione verrà inviata anche via mail in allegato ai ringraziamenti per la partecipazione.
- Budget a disposizione
Tra i fattori da considerare, il budget a disposizione è forse uno dei più importanti. L’organizzazione di un evento dipende anche da quanti soldi si vogliono investire e quale sia la previsione di ritorno, una volta che è tutto finito.
- Target di riferimento
Clienti e potenziali tali sono, in linea generale, gli invitati agli eventi aziendali. Ma qual è il target di riferimento? Se si parla di lancio di nuovo prodotto, si dovranno individuare le persone interessate e che potranno utilizzarlo sicuramente.
Invitare delle persone lontane da quello che si offre è uno spreco di soldi, energie, tempo e obiettivi. Una volta individuato il gruppo di persone interessate, sarà poi facile capire la quantità e come accogliere loro al meglio.
- Data e location
Non meno importante una data che possa essere gradita ai vari clienti. Di solito si cerca di organizzare un evento il venerdì, così che la maggior parte di loro possano trovare il tempo per parteciparvi. Ovviamente, la data dovrà essere comunicata con un invito spedito almeno un mese prima così che tutti possano organizzarsi al meglio.
Optare per una location facilmente raggiungibile in auto, taxi ed eventuali mezzi di trasporto preferendo una sala allestita e dei professionisti ad disposizione, per condurre l’intero evento.