Come gestire insieme posta certificata e posta ordinaria

Mail e PEC, un po’ di storia e come farle interagire

Oggi spedire un email è diventato semplice come bere un bicchiere d’acqua, lo si può fare dal proprio pc desktop a casa o in ufficio ma anche stando comodamente in spiaggia sotto l’ombrellone tramite uno smartphone.

Tecnicamente la mail è un servizio che attraverso un device connesso ad internet come pc o smartphone permette di loggarsi ad un proprio account mail (ad esempio gmail) per poter gestire le proprie mail in entrata ed uscita.

Ma è sempre stato così?

Quando è nata l’email?

Per trovare la prima mail mai spedita bisogna arrivare al 1971 ed al progetto ARPANET, l’antenato della internet moderna. ARPANET era un progetto dell’Agenzia del Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti dove si mirava a trovare un miglior metodo di comunicazione tra reparti e dipartimenti, ed ovviamente la sua funzione era mirata ad intenti militari.

La nascita della prima vera email è avvenuta grazie ad un ricercatore statunitense che lavorava su ARPANET, un certo Ray Tomlinson, il quale realizzò appunto un software di comunicazione per spedire messaggi all’interno della rete.

Oggi la posta elettronica è diventata un vero e proprio servizio indispensabile per aziende, professionisti ma anche semplici cittadini, perché con la comune mail si può anche interagire con il proprio medico di famiglia per inviare referti e ricevere risposte.

La PEO, Posta Elettronica Ordinaria

Come abbiamo visto, lo scopo della mail è spedire e ricevere messaggi tra utenti attraverso un sistema formato da client e server di posta forniti dal proprio provider, come appunto lo sono le varie gmail, libero mail, la cara vecchia hotmail, ecc.
Non vi è un limite alle caselle di posta, un qualsiasi utente ne può avere anche decine, sempre che poi sappia gestirle, e l’accesso a ciascuna mail è consentito tramite delle chiavi personali che sono user e password, che per il Codice dell’Amministrazione Digitale corrispondono ad una Firma Elettronica Semplice (FES).

Sempre secondo il CAD una mail può essere assimilata ad uno scambio di documenti informatici ed inoltre all’interno delle pubbliche amministrazioni le mail hanno valore amministrativo.

La PEO però ha un grosso limite, cioè non dà la certezza della ricezione del messaggio da parte del destinatario, motivo per cui non può avere valore legale.

Nascita della PEC

La Posta Elettronica Certificata vede la sua nascita nel 2003 quando attraverso la legge 3/2003 viene introdotto l’obiettivo di estendere l’uso della posta elettronica nelle amministrazioni pubbliche, e due anni diventa ufficiale con con il D.P.R. n. 68/2005.
Infatti con questo decreto vengono definite alcune regole tecniche e vengono identificati i soggetti della PEC:

  • Mittente
  • Destinatario
  • Gestore del servizio PEC

Un ulteriore balzo in avanti viene poi fatto con il CAD dove la PEC viene equiparata ad una notificazione via posta, certificando cioè data e ora di invio e ricezione rendendo il messaggio opponibile a terzi rendendola cioè una mail con valore legale.

Infatti quando si invia una mail via Pec è come se facessimo una raccomandata con ricevuta di ritorno, perché dopo l’invio riceviamo infatti dal nostro gestore del servizio una ricevuta di accettazione (presa in carico). Poi, in un secondo momento ci verrà recapitata la ricevuta di di consegna che certifica l’avvenuta consegna della pec all’indirizzo del destinatario.

Non è importante che il destinatario legga o meno la PEC, il valore legale è certificato dalla consegna, esattamente come una raccomandata, dove fa fede la firma all’atto della consegna e non il fatto che l’abbiate letta o meno.

Oggi la PEC è diventata uno strumento necessario per aziende e professionisti non solo per la gestione delle fatture elettroniche ma anche per altri servizi importanti, come ad esempio l’iscrizione alla camera di commercio.

Oppure, pensate a quante controversie nascono nella gestione condominiale e quanti problemi vengono sollevati durante le assemblee di condominio. Ecco che con l’uso di una PEC vengono garantite le comunicazioni rendendo la gestione più trasparente, i problemi evidenziati vengono ufficializzati e si rendono le comunicazioni legalmente valide, cioè opponibili in caso di futuri problemi.

PEC e PEO insieme, si può?

Alcuni si domandano se si può spedire una PEC ad una casella ordinaria e viceversa, e la risposta è si, ma con alcune eccezioni.
Infatti è possibile inviare una PEC ad una casella di posta ordinaria, ma non riceveremo nessuna notifica di consegna e la validità legale in questo caso decade.
Inoltre non è detto che la PEC inviata arrivi al mittente perché alcune impostazioni del server del destinatario potrebbero non essere compatibili, e potremmo ricevere indietro un messaggio di errore.

Se invio una mail ordinaria ad una casella PEC? Anche in questo caso non è detto che arrivi, perché di default molte caselle PEC vengono impostate per NON ricevere mail da posta ordinaria ma solo da altre caselle PEC, questo per non “sporcare” l’archivio con mail inutili o addirittura spam.
Inoltre, inviare una mail normale ad una PEC non avrebbe nessun valore legale, quindi avrebbe anche poco senso.

Questa suddivisione netta fa però si che alcune realtà aziendali o liberi professionisti si trovino a dovere gestire separatamente sia caselle PEC che PEO, e nel caso che fossero più d’una può creare confusione.

Ecco allora che è necessario trovare una soluzione per poter gestire più caselle mail PEC e PEO contemporaneamente e con una stessa interfaccia, software o piattaforma online che sia. Volendo si potrebbero anche configurare manualmente tutti i protocolli all’interno di un client di posta elettronica, ma è un lavoro piuttosto complicato e non privo di possibili errori.

Ad esempio, spedire una PEC con outlook è un bel problema, perché Outlook non usa il formato standard .eml obbligatorio per le PEC.

Fortunatamente però esistono delle soluzioni per ovviare al problema della gestione di PEC e PEO insieme ed anche multiutente.
Tra queste troviamo quella studiata dal team di Ardesia, una sorta di add-on, una integrazione da installare su un client di posta per poter gestire tranquillamente sia più mail contemporaneamente (PEC e PEO insieme) che multi utenti, in modo da semplificare la gestione aziendale della posta elettronica.

Usare un software di gestione delle PEC e PEO che possa integrare le varie caselle e permettere anche l’accesso multiutente fa si che tutti coloro che operano all’interno di una stessa azienda possa lavorare in condizioni di completa trasparenza, e tutte le mail inviate e ricevute sono rintracciabili attraverso un unica interfaccia.

In questo modo si mantiene perciò il completo controllo su tutta la corrispondenza e automaticamente il software provvederà anche alla conservazione digitale a norma
delle PEC
, aspetto assolutamente da non sottovalutare.